Ahora puedes maximizar la seguridad de tus documentos en Google

Bien sabemos que Google tiene una herramienta muy práctica que te permitirá compartir, guardar y editar tus documentos, y es la conocida Documentos, el procesador de textos. Y no sólo eso, podrás utilizar esta aplicación desde tu Android, la cual es una de las tantas  app que puedes descargar de Google.

Es importante destacar que, la guía de seguridad de Chrome, usa unas medidas que toma Google para cuidar nuestros documentos no fallan, sin embargo, este elemento lo podemos maximizar aún más. Por este motivo, te traemos unos tips para elevar la seguridad de toda la información que guardas en Documentos.

Aumenta la seguridad de tus Documentos en Google con estos consejos

Sin dar más vueltas, te nombramos como primer consejo para aumentar la seguridad de tus archivos:

No compartas tus archivos en algún link

Todos tus archivos estarán siempre seguros, pero ya cuando los compartes con otras personas en la red, rompes automática toda seguridad. Pero si necesitas ayudar a otros usuarios con tu información, tendrás dos caminos: se los compartes por privado mediante el correo electrónico o definitivamente lo compartes por link.

Será a la final tu decisión si lo compartes en un link, pero ten presente que esa acción pone definitivamente en peligro tu documento puesto que no podrás controlar quién pueda verlo. En cambio, si compartes el documento por privado, ten la certeza que tú controlarás si lo edita, si lo coparte o si lo ve.

Es por esto, la insistencia de evitar lo más posible compartir tus archivos por un link como para los mismos. Otra facilidad que te brinda Google es que puedes descargarlo como un documento de Microsoft Word y enviarlo por correo, en tal caso que tu compañero no tenga una cuenta en Google.

Proporcionar el acceso a tus documentos por medio de Grupos de Google

Existe de igual manera una excelente opción para compartir tus documentos sin que tengas que recurrir a compartirlos por link, y esto lo puedes hacer a través de Grupos de Google. Esta efectiva herramienta de Google te brinda la facilidad de crear un grupo online con personas que conozcas, ya sea en el entorno de tu trabajo, estudio, amigos; y que además podrás organizar reuniones, envío de correos electrónicos, debates, proyectos, entre otras cosas más.

En definitiva, es de gran prioridad darles la máxima protección a tus documentos. Así que ya no tienes excusa, si necesitas compartir un archivo específico con un sinfín de personas, envía una sola vez el documento al correo común del grupo y de esta manera se comparte con todos los miembros sin tener poner en riesgo la seguridad del documento.

Ahora bien, el usar Grupos de Google no es tampoco eterno, por lo que deberás estar continuamente tomando unas medidas de seguridad. En tal caso de que algún miembro abandone el grupo, tendrás que eliminarlo del grupo para negarle el acceso a los archivos.

Aumenta la seguridad de tu cuenta de Google

De nada valdrá tanta seguridad para tus documentos si tu cuenta de Google se encuentra vulnerable. Si alguien más tiene acceso a tu cuenta, también tendrá acceso a todos los archivos guardados ahí, por ello, debes recordar que tu cuenta de Google es una vía de acceso de clave a toda la información que resguardas.

Te recomendamos principalmente que selecciones una contraseña compleja, no la típica “12345”, además te sugerimos que actives la verificación de dos factores, ésta será un agregado muy importante para tu cuenta de Google. Si haces uso de la doble verificación, Google te brinda unas llaves de seguridad propia de la compañía, y sólo pagarás 40 dólares por ella. 

No permitas que modifiquen el acceso otros editores

Cada vez que eliges compartir un archivo con otros editores, estás de alguna u otra manera permitiéndoles modificar el acceso y que éstos puedan accederles a más personas el hecho de editar el documento que compartiste. Es una simple manera también de perder el control del documento.

Para estos casos, te sugerimos que cada vez que pienses en compartir un archivo, te metas en la opción que dice Avanzado, ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. Por medio de ésta podrás habilitar las opciones como: No permitir descargar, imprimir ni copiar elementos a lectores ni a comentadores, y evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevos usuarios.

Así pues, con estos tips ten la garantía que tus documentos estarán 100% protegidos, tendrás el control de los mismos decidiendo quién si y quién no editará algún documento de tu propiedad y resguardando toda tu información de una manera muy personal. Espero que este artículo te sirva de mucho.

 

Fuente| Andro4All

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